Nous vous livrons les points clés pour une gestion simple de vos plannings magasin avec Excel. Nous vous expliquons les erreurs à éviter et les situations dans les quelles l'utilisation de Excel et de Whatsapp peut présenter des risques ou des complications.
Si vous souhaitez éviter ces risques, utilisez une plateforme simple spécialement pensée pour faciliter la vie des retailers!
Pour planifier les horaires de travail d'un magasin, vous pouvez utiliser Excel. C'est gratuit et c'est très facile à utiliser. Vous pouvez le faire à votre guise, et vous allez être en mesure de faire toutes sortes de vérifications, des totaux hebdomadaires et annuels. Vous pouvez également utiliser vos propres codes de couleur pour distinguer les horaires et les absences. Vous devrez enregistrer dans le même fichier le temps de travail effectif à partir des badgeages, ou les entrées et sorties que vous donnera votre système de badgeage. Pour un petit magasin, ou pour une personne qui gère 3 ou 4 petits magasins, ce sera la meilleure solution. D'abord parce que c'est gratuit et ensuite parce qu'ayant peu d'employés, maintenir le contrôle et tenir à jour les données ne devrait pas être bien compliqué.
Cependant, la gestion avec Excel peut vite devenir compliquée quand on a plus de magasins et plus d'employés. Devoir annoter sur une feuille puis sur votre fichier Excel chaque changement devient rapidement fastidieux. Ensuite, pour communiquer les changements aux employés, vous devrez imprimer le même calendrier à chaque fois, le changer sur le tableau d'affichage puis le communiquer de nouveau à vos collaborateurs pour être sûr qu'ils sont bien informés de ces changements. L'utilisation de Whatsapp pour communiquer les changements peut rapidement nous submerger. De plus, il devient compliqué de suivre les heures supplémentaires, il est plus facile et plus fréquent que des erreurs se glissent dans les formules des différents calculs et des montants mensuels ou annuels, et d'autre part il est beaucoup plus compliqué de contrôler certaines obligations légales et opérationnelles : le contrôle du temps de repos journalier, des heures annuelles et de la banque d'heures, le chevauchement des horaires de travail entre plusieurs magasins, les heures supplémentaires maximales et les heures complémentaires annuelles, etc.
Un autre inconvénient qui se fait rapidement remarquer est que ce n'est pas un outil facile à partager, encore moins avec nos employés qui n'ont pas d'ordinateur de travail. Vous allez utiliser Whatsapp, mais attention à attention à ne pas saturer vos collaborateurs.
En tout cas, au moins, cela vous permet de planifier comme vous le souhaitez vos plannings d'horaires de vos employés magasin.
C'est alors qu'utiliser une plateforme vraiment conçue pour simplifier la planification et la gestion des horaires nous facilite la vie, libère du temps et nous enlève des préoccupations, en pouvant consacrer ce temps libéré à d'autres tâches de plus grande valeur : former les employés, recruter de nouveaux collaborateurs, les informer sur les produits et agencer le magasin afin qu'il soit impeccable pour offrir le meilleur service client.Grâce à cela, chaque manager de magasin passe plus de temps en magasin avec les équipes et au service des clients au lieu d'être dans l'arrière-boutique, dans le back-office. L'application Beam vous offre tous ces avantages et plus encore !
L'autre problème posé par l'utilisation des fichiers Excel est celui du contrôle du temps de travail effectif : en effet, il a récemment été démontré que noter les entrées et sorties des salariés sur une feuille de papier ou dans un fichier Excel pouvait poser des problèmes. D'abord parce que, pour être valable, il doit pouvoir être démontré que chaque entrée et sortie indiquée a effectivement été effectuée par le travailleur lui-même, ce qui peut être difficile à démontrer en cas de contrôle ou en cas de conflit avec le travailleur. Si vous voulez avoir plus de validité, vous devrez exiger une signature de l'employé à chacune de ses entrées ou sorties et cela vous oblige à passer à une feuille de papier avec tous les problèmes que cela entraîne. De plus, vous devrez également avoir un relevé des pauses que prend le salarié et indiquer pour chacune si cette pause compte comme temps de travail ou non. Et deuxièmement, parce que la loi exige de garder en archive et de pouvoir présenter les dossiers de badgeage et de contrôle effectif du temps de travail jusqu'à 4 ans plus tard en cas d'inspection ou de conflit avec le travailleur. Avec les feuilles de papier, cet archivage devient compliqué, et encore plus si on prend en compte tous les magasins, les déménagements et changements de locaux, et à cause de l'effacement de l'encre sur le papier au fil du temps, etc. Avoir une solution intégrée et 100% digitale vous simplifie la vie et vous diminue le risque d'erreurs et d'amendes en cas de contrôle.
Par ailleurs, pour ceux qui veulent porter l'exercice de planification à un niveau de valeur encore plus élevé, la clé est de pouvoir le faire de manière à ce que nous ayons plus de ressources affectées lorsque nous avons des pics de charge de travail et vice versa. C'est l'une des clés pour tirer le meilleur parti de l'entreprise. Pour ce faire, nous avons besoin d'avoir des prévisions de charge de travail à jour, dans le magasin, cela se fait avec les données de trafic fournies par les systèmes de comptage des visiteurs. Avoir les données historiques de l'année dernière c'est bien, mais pouvoir les croiser facilement avec les la planification des horaires peut être compliqué. Notamment parce que ces données viennent du siège et qu'ils ne nous les transmettent qu'une ou deux fois par an.
Mais ensuite il faut être un expert de le maniement d'excel pour obtenir le croisement des données de trafic avec les ventes puis avec les heures prévues pour chaque jour de l'année, ou pour chaque tranche horaire! Beam dispose d'une interface qui vous permet de collecter facilement les données de trafic et de vente actualisées de chaque magasin, afin que chaque responsable de magasin dispose à tout moment des KPI pour effectuer la meilleure gestion humaine de son magasin. Et d'ailleurs, Beam est capable de produire une prévision très fiable basée sur ces données de trafic réel, nous aurons donc une prévision de charge de travail fiable, à de nombreuses reprises plus fiable que les prévisions faites par le contrôle de gestion de l'entreprise et surtout plus granulaire, car nous allons avoir la répartition par jours et par tranche horaire. De cette façon, nous aurons la meilleure planification possible de nos horaires et de nos plannings de travail!
Enfin, comme nous l'avons évoqué, dans le secteur du Retail, les contrats annuels sont largement utilisés, et il est nécessaire d'avoir une vision précise des horaires et comment se déroulera la clôture annuelle ou la résiliation d'un contrat. C'est important car sinon et on planifie en dessous de l'objectif annuel, on va perdre ces heures rémunérées non affectées et si on dépasse ce total annuel il faut savoir le gérer à la clôture : s'entendre avec le salarié pour lui compenser ces heures l'année suivante ou bien payer ce solde d'heures, et ensuite il faut savoir avec quelle catégorie d'heures on peut les payer. Le risque de ne pas avoir le contrôle sur ces éléments est qu'à de nombreuses reprises lorsque le salarié quitte et termine son contrat, on ne sait pas combien d'heures il nous doit ou nous lui devons pour établir correctement son solde de tout compte. Mais, ne pas le savoir et ne pas avoir ces informations facilement disponibles, c'est une source sûre de conflit avec le salarié, ce qui à de nombreuses reprises peut être coûteux aux Prud'hommes, entraînant un coût financier très élevé qui nous rend beaucoup moins compétitifs.
Ne vous compliquez pas la vie : utilisez une plateforme qui vous facilite la gestion de vos équipes magasin!
Vous pouvez commencer à essayer Beam dès maintenant pour voir comment fonctionne la solution et vous facilitera la vie dans vos magasins, restaurants ou hôtels.
